Vapaa-ajan alueista kertyy monia dokumentteja, joiden säilyttämiselle on hyvät syyt. Heti alussa arkistoidaan aluesuunnitelma, välineiden mukana toimitetut asennusohjeet, huolto-ohjeet, takuuehdot ja käyttöönottotarkastuksen pöytäkirja. Lisäksi arkistoidaan ajan kuluessa henkilövahinkoraportit, vuositarkastusraportit sekä toiminnallisen ja silmämääräisen tarkastuksen lokit.
Erillinen turvallisuusasiakirja auttaa turvallisuuden hallinnoinnin organisoimisessa. Turvallisuusasiakirja sisältää seuraavat tiedot:
- Palvelun tarjoajan eli alueen omistajan tiedot
- Vastuullisten henkilöiden tiedot
- Rekisteri palveluun kuuluvista vapaa-ajan alueista
- Aluekohtaisesti erityiset vaarat, esimerkiksi läheinen tie, vesistö, jyrkänne
- Riskiarvio havaituista vaaroista sekä miten em. vaaroja voidaan heti tai tarvittaessa rajoittaa
- Selvitys henkilökunnan pätevyyden ylläpidosta
- Tarkastus ja huoltosuunnitelma
- Tieto missä leikkikenttää koskevaa dokumentaatiota säilytetään
- Kuvaus onnettomuustilanteessa toimimisesta; kuka kirjaa vahingon ja päättää vaaditaanko toimenpiteitä; mitkä vahingot ilmoitetaan viranomaiselle.
- Kuka vastaa turvallisuusasiakirjan ylläpidosta
Tätä aihetta on tarkasteltu Safe to Play -kirjan luvussa 2.3 Dokumentaatio.